Noem het een open brief 🙂 aan alle archieven, beeldbanken en soortgelijks, mede naar aanleiding van de vernieuwing van de websites van Geheugen van Nederland (vorige week) en het Gelders Archief (vandaag).

Vandaag de dag is veel digitaal beschikbaar. Archiefbeschrijvingen, soms archiefstukken, beeldmateriaal, kaarten, kranten enz enz. En even tussendoor, veel meer, lees heel veel meer, is dat nog niet! Dus nooit vergeten, in die archieven ligt nog veel meer (dus archiefbezoek hoort er nog steeds bij!)

Nou is die data in al die digitale systemen doorzoekbaar (als het goed is). Prachtig. Je kan vaak met verschillende criteria zoeken, denk aan woorden in de titel of beschrijving, naam van de maker, vaak ook op periode enz. Mooi. Maar het resultaat is zo goed als de beschrijving van stukken is. Zoeken met ‘Beeckestijn’ levert van alles betreffende Beeckestijn (en dan meestal alleen met die schrijfwijze). Maar als de beschrijving van zeg een hele mooie oude foto van Beeckestijn heel summier is, bijvoorbeeld ‘buitenplaats Velsen’, dan levert jouw zoekactie niet die hele mooie oude foto op.

Dit alles terzijde. Want in mijn beleving is er nog een groot gemis. Het ‘Zoeken’ is eigenlijk gericht op de bezoeker en niet zo zeer de onderzoeker (of de frequente bezoeker). Stel je zoekt de eerste keer met ‘Beeckestijn’ of het woord ‘buitenplaats’ of ‘Zocher’. Dan krijg je resultaat (of niet). Maar de digitalisering staat niet stil, steeds meer komt digitaal beschikbaar. Steeds opnieuw moet of wil je even een kijkje nemen naar nieuw beschikbaar gekomen materiaal, zeker als onderzoeker. Dus je gaat opnieuw zoeken met ‘Beeckestijn’, ‘buitenplaats’ of ‘Zocher’. Maar dan krijg je weer alles en heel misschien iets nieuws. En als er al iets nieuws is staat dat waarschijnlijk ergens willekeurig tussen het al eerder beschikbare en geziene materiaal. Daarom moeten al die zoeksystemen worden uitgebreid met het zoekcriterium ‘datum toevoeging’ (‘datum digitalisering’) of met een sortering op ‘datum toevoeging’. Dan valt te zoeken naar ‘Beeckestijn’, ‘buitenplaats’ of ‘Zocher’ vanaf bijvoorbeeld datum 01-01-2016 en wordt alleen al het recent toegevoegde materiaal gevonden en hoef je alleen dat te doorlopen. Met als resultaat in kortere tijd meer zien en een veel grotere kans op dat heerlijke gevoel bij een prachtvondst.
Met een sortering op ‘datum toevoeging’ met het meest recente bovenaan bereik je natuurlijk hetzelfde.

boekwinkeltjes.nl is een voorbeeld. Je zoekt een bepaalde titel of alle publicaties met ‘Beeckestijn’, ‘buitenplaats’ of ‘Zocher’ in titel of beschrijving. Dat werkt prima, maar op een gegeven moment wil je alleen recent toegevoegde titels zien. Een mail met de vraag om een extra sorteringsveld leverde een extra sorteeroptie: sorteren op ‘Laatst toegevoegd’. Dan staan de recente toevoegingen bovenaan en na een aantal titels of pagina’s met titels begin je titels van een voorgaand bezoek te herkennen en hoef je de gevonden titels niet verder na te lopen.

En als ik dan toch wensen mag hebben, bouw naast gebruik van ‘datum toevoeging’ iets in met ‘datum laatste wijziging’. Daarmee kunnen stukken of afbeeldingen die recent een gewijzigde omschrijving of andere aanpassing hebben gekregen snel worden opgediept. (Overigens was deze optie in de eerdere websiteversie van het Gelders Archief als sorteringsoptie al beschikbaar gekomen, maar is ie wat onhandig in gebruik).
Jan Holwerda

(Toen ik nog databases bouwde had ieder record een data_added en een last_update_date. In zo’n geval is de data al beschikbaar en moet je alleen nog iets aan de front end zijde doen)